Có một nguồn tài nguyên gần như vô hạn mà những người làm dịch vụ visa, tư vấn du học đang bỏ qua mỗi ngày: những cuộc gọi tư vấn với khách hàng.
Chúng tôi hay nghe một câu rất quen từ các anh chị trong ngành: "Bên mình lấy khách hàng làm gốc, nên không làm nhiều nội dung trên mạng. Thời gian đó để tư vấn cho thật tâm tình." Người có tâm thường tư vấn rất kỹ, rất nhiệt tình, và chính vì vậy ít khi có thời gian ngồi viết bài hay quay video.
Điều này không sai. Rất đúng là đằng khác. Nhưng có một nghịch lý: chính những giờ tư vấn kỹ càng đó lại là kho nội dung giá trị nhất bạn có. Bạn đang ngồi trên mỏ vàng mà chưa múc lên.
Vì sao cuộc gọi tư vấn giá trị hơn bài viết bạn tự nghĩ ra
Khi ngồi viết bài, bạn phải đoán khách muốn biết gì. Khi tư vấn, khách nói thẳng cho bạn.
Trong một cuộc gọi, khách hỏi những thứ rất thật:
- Điều kiện để làm loại visa này là gì?
- Thủ tục gồm những bước nào, mất bao lâu?
- Cần chuẩn bị giấy tờ gì, giấy nào hay bị thiếu?
- Trường hợp của tôi hơi đặc biệt, có làm được không?
Đặc biệt là những case khó, oái oăm. Bạn phân tích rất kỹ, trả lời rất hay, khách gật gù. Rồi cúp máy, bạn quên mất. Câu trả lời đó có giá trị với hàng trăm người khác đang gặp tình huống tương tự, nhưng nó chỉ tồn tại trong một cuộc gọi và biến mất.
Nội dung tốt nhất không phải thứ bạn nghĩ ra trong phòng. Nó là thứ bạn đã nói với khách thật, về vấn đề thật.
Vì sao bây giờ mới làm được
Cách đây khoảng 5-7 năm, ý tưởng này gần như bất khả thi. Ghi âm thì được, nhưng ai ngồi nghe lại năm tiếng để gõ ra? Chi phí thuê người chép lại còn đắt hơn công ngồi viết bài.
Bây giờ, các công cụ AI đã có thể transcribe, tức chép toàn bộ nội dung cuộc trò chuyện thành văn bản. Một cuộc gọi dài 5-7 tiếng, chép ra với chi phí rất rẻ, gần như bằng không. Nếu bạn chưa biết công cụ nào, chúng tôi đang chia sẻ miễn phí một công cụ transcribe cho các anh chị làm dịch vụ.
Rào cản kỹ thuật đã biến mất. Chỉ còn lại thói quen.
Quy trình 5 bước: từ cuộc gọi đến nội dung
Bước 1: Xin phép
Đây là bước đầu tiên, không phải bước cuối. Trước khi ghi âm hay quay, hãy nói với khách: "Em có thể ghi âm cuộc trò chuyện này để làm nội dung hướng dẫn cho mọi người không? Em sẽ che toàn bộ thông tin cá nhân của anh chị." Hầu hết khách đồng ý, vì họ hiểu chính họ cũng từng cần những nội dung như vậy.
Bước 2: Ghi âm
Không cần thiết bị chuyên dụng:
- Trong văn phòng: bật loa ngoài trên điện thoại đang gọi, dùng một điện thoại thứ hai để ghi âm.
- Gọi qua máy tính: dùng máy tính để gọi, dùng điện thoại để ghi âm.
- Nếu có thể: quay luôn cảnh bạn đang ngồi nói chuyện với điện thoại bật loa ngoài. Đây là chất liệu cho video sau này.
Bước 3: Chép ra văn bản
Đưa file ghi âm vào công cụ transcribe. Vài phút sau bạn có toàn bộ cuộc trò chuyện dưới dạng văn bản, kể cả cuộc gọi dài nhiều tiếng.
Bước 4: Làm sạch thông tin
Trước khi làm bất cứ gì khác, cắt bỏ mọi thông tin có thể nhận dạng khách hàng: tên, tuổi, nơi ở, tên trường, tên công ty, số hồ sơ, bất kỳ chi tiết nào có thể lần ra người đó là ai. Đây là nguyên tắc không thương lượng. Giá trị của nội dung nằm ở câu hỏi và câu trả lời, không nằm ở danh tính khách.
Bước 5: Để AI phân tích và biến thành nhiều định dạng
Đưa bản văn bản đã làm sạch cho AI, yêu cầu nó tách ra các câu hỏi, các tình huống, các câu trả lời quan trọng. Từ một cuộc gọi, bạn có thể tạo ra:
| Định dạng | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Bài viết Facebook | Trả lời một câu hỏi cụ thể, kéo tương tác |
| Bài viết trên website | Tích luỹ thành thư viện, Google tìm thấy được |
| Cuốn hướng dẫn (ebook, PDF) | Gom nhiều case thành tài liệu, tặng khách tiềm năng |
| Short video | Một câu hỏi, một câu trả lời, dưới một phút |
| Video dài | Phân tích trọn vẹn một case khó |
Một buổi tư vấn tốt có thể sinh ra cả tuần nội dung. Và bạn không phải ngồi thêm một buổi nào để quay hay viết.
Bài "chúc mừng đậu visa" và mặt trái của nó
Nhiều đơn vị hiện làm nội dung theo một kiểu: gọi điện xong, khách báo có visa, đăng bài chúc mừng. Kiểu này không tệ. Nó tạo cảm giác chiến thắng, và cho người xem thấy bạn là đơn vị làm việc hiệu quả.
Nhưng nếu làm nhiều quá mà không kèm bất kỳ thông tin nào, nó phản tác dụng. Người xem không học được gì. Và với những người vừa bị từ chối visa, mỗi bài chúc mừng như xát muối vào mặt họ.
Thay vào đó, hãy để cuộc gọi tư vấn lên tiếng. Một video bạn phân tích vì sao hồ sơ này khó, cần bổ sung gì, nói với người xem nhiều hơn mười bài chúc mừng. Nó cho thấy bạn hiểu nghề, chứ không chỉ may mắn.
Người sắp đi sẽ "cày" kênh của bạn
Bạn có thể lo: nội dung kiểu này có ai xem không?
Hãy nghĩ về tâm lý của người đang chuẩn bị đi du học hay làm visa. Họ lo lắng, họ tìm kiếm, họ đọc mọi thứ liên quan đến chương trình mình muốn đi. Khi họ tìm ra một kênh có nhiều thông tin đúng về chương trình đó, họ sẽ cày hết kênh, video này sang video khác.
Lượng xem đó không cần lo. Và khi một kênh có nhiều người xem lâu, xem nhiều video liên tiếp, thuật toán sẽ đề xuất kênh của bạn cho nhiều người hơn nữa. Nội dung càng lan toả, người xem càng nhiều, vòng lặp tự nuôi chính nó.
Điểm quan trọng: người xem hết kênh của bạn là người đã tin bạn trước khi gọi điện. Cuộc tư vấn đầu tiên với họ ngắn hơn, dễ chốt hơn.
Tận dụng chính giờ làm việc
Một ngày làm 8 tiếng đã là nhiều. Trong ngành này, không ít người làm 10, 12, thậm chí 16 tiếng. Ai cũng vất vả. Yêu cầu họ dành thêm hai tiếng buổi tối để làm nội dung là không thực tế.
Cách làm ở đây không đòi thêm giờ. Nó tận dụng chính những giờ bạn đang làm việc. Bạn vẫn tư vấn như cũ, chỉ thêm một nút ghi âm. Phần còn lại giao cho công cụ.
Kết quả là nội dung vừa chân thật, vì đến từ khách thật; vừa có giá trị, vì trả lời câu hỏi thật; vừa đỡ tốn công sức, vì không phải ngồi nghĩ ra.
Tóm lại, checklist để bắt đầu từ tuần này:
- Chuẩn bị một câu xin phép ngắn, dùng cho mọi cuộc gọi.
- Đặt sẵn điện thoại thứ hai trên bàn để ghi âm.
- Chọn một công cụ transcribe và thử với cuộc gọi đầu tiên.
- Lập quy tắc làm sạch thông tin, viết ra giấy, dán ở bàn làm việc.
- Mỗi tuần chọn một case hay nhất, biến thành một bài website và một short video.
Câu hỏi để tự kiểm
Trong tuần vừa rồi, bạn đã trả lời bao nhiêu câu hỏi hay của khách qua điện thoại? Bao nhiêu trong số đó còn tồn tại ở đâu đó ngoài trí nhớ của bạn?
Nếu câu trả lời là "không câu nào", mỏ vàng của bạn vẫn đang nằm nguyên dưới đất.
Muốn dựng quy trình biến cuộc gọi thành nội dung cho đơn vị của mình? Trò chuyện cùng chúng tôi - buổi trao đổi đầu tiên hoàn toàn miễn phí.